Avis de confidentialité pour les candidats

Hoist Finance AB respecte votre vie privée et s'engagent à protéger vos données personnelles. Hoist est un contrôleur de données personnelles pour les données que nous obtenons par une demande directe de votre part. Cela signifie que nous sommes responsables de décider de la manière dont nous détenons et utilisons les données personnelles vous concernant. Le présent avis vise à vous informer de la manière dont vos données personnelles seront utilisées, à savoir aux fins de l'exercice de recrutement, et de la durée de leur conservation. Il vous fournit certaines informations qui doivent être fournies en vertu du règlement général sur la protection des données ((UE) 2016/679) (RGPD) et de la loi suédoise sur la protection des données

 

PRINCIPES DE PROTECTION DES DONNÉES

 

Nous nous conformerons à la loi et aux principes de protection des données, ce qui signifie que vos données seront :

-Utilisées légalement, équitablement et de manière transparente.

-Recueillies uniquement à des fins valables que nous vous avons clairement expliquées et non utilisées de manière incompatible avec ces fins.

-Pertinentes aux fins dont nous vous avons parlé et limitées à ces seules fins.

-Exactitude et mise à jour.

conservées uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des objectifs dont nous vous avons parlé, c'est-à-dire dans le cadre de l'exercice de recrutement.

-conservées en toute sécurité et protégées contre tout traitement non autorisé ou illégal et contre toute perte ou destruction au moyen de mesures techniques et organisationnelles appropriées.

 

DONNÉES QUE NOUS DÉTENONS À VOTRE SUJET

 

Dans le cadre de votre candidature, nous collecterons, utiliserons et conserverons les catégories suivantes de données à caractère personnel vous concernant :

-Les données que vous nous avez fournies dans votre curriculum vitae (CV) et les données personnelles contenues dans votre lettre de motivation directement ou par l'intermédiaire d'agences de recrutement.

-Les données que vous avez fournies par le biais du formulaire de candidature, telles que le nom, le titre, l'adresse du domicile, le numéro de téléphone, l'adresse électronique personnelle, la date de naissance, le sexe, l'historique d'emploi, les qualifications, la nationalité, les comptes de médias sociaux, la profession, les adhésions professionnelles, les résultats scolaires, les diplômes, les relevés de notes, les langues, les compétences informatiques, le numéro d'identification et toutes les données que vous nous fournissez lors des entretiens dans nos locaux.

- Les données qui nous sont fournies à partir des vérifications d'antécédents fournies par notre prestataire tiers, telles que : Vérification du CV, Informations du registre national, informations fiscales et recherches sur Internet. Si vous postulez à un poste au sein de l'organe de direction ou en tant que titulaire d'une fonction clé, nous recueillerons également des informations sur votre solvabilité, des informations provenant de l'autorité d'exécution, des informations sur les engagements de l'entreprise et les possessions immobilières ainsi que des informations sur les procédures civiles et les suppléments d'impôts. Dans le cadre de notre vérification des antécédents, nous vous demanderons également de nous fournir un extrait du registre pénal suédois. Nous noterons seulement qu'un extrait satisfaisant a été présenté. L'extrait lui-même sera détruit immédiatement et ne sera pas traité automatiquement ou manuellement dans le cadre d'un système de classement.

-Toutes les données personnelles vous concernant qui nous sont fournies par vos référents (le cas échéant).

 

COMMENT VOS DONNÉES PERSONNELLES SONT-ELLES COLLECTÉES ?

 

Nous recueillons des données personnelles sur les candidats auprès des sources suivantes :

-Vous, le candidat.

-Vos références nommées, auprès desquelles nous recueillons les catégories de données suivantes : nom et prénom, périodes d'emploi précédentes, performances au cours de l'emploi précédent.

-à partir de sources accessibles au public, telles que LinkedIn, etc., où nous recueillons votre nom complet, votre adresse électronique, vos antécédents professionnels et d'autres données figurant sur votre profil.

-A partir de tiers (tels que des agences de recrutement) qui vous ont présenté à nous ou vous pouvez avoir directement postulé pour un poste vacant dans notre entreprise sur leur site web. Ces tiers sont les responsables du traitement des données qu'ils collectent et traitent à leurs propres fins. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière dont ils traitent vos données personnelles dans leurs avis de confidentialité respectifs sur leurs sites web.

-De la part de tiers (tels que des sociétés de contrôle préalable à l'embauche) qui effectuent des contrôles sur les candidats lors de la dernière étape du processus de recrutement.

 

COMMENT NOUS UTILISERONS LES DONNÉES VOUS CONCERNANT

 

Nous utiliserons les données personnelles que nous recueillons à votre sujet pour.. :

-évaluer vos compétences, vos qualifications et votre adéquation au poste.

-Effectuer des vérifications préalables à l'embauche et des vérifications de références, le cas échéant.

-Communiquer avec vous au sujet du processus de recrutement.

-Conserver les dossiers relatifs à nos processus de recrutement.

-Se conformer aux exigences légales ou réglementaires.

 

NOTRE BASE JURIDIQUE POUR LE TRAITEMENT

 

En tant qu'institution financière qui cherche à n'embaucher que des employés fiables et dignes de confiance, nous nous appuyons sur différentes obligations légales pour traiter vos données personnelles conformément à la réglementation des régulateurs européens et suédois.

Il est également dans notre intérêt légitime de décider de vous nommer ou non à ce poste, car il serait bénéfique pour notre entreprise de nommer un candidat approprié à ce poste.

Nous avons également besoin de traiter vos données personnelles pour décider de conclure ou non un contrat avec vous.

Après avoir reçu votre CV, votre lettre de motivation et les résultats des tests que vous avez passés, nous traiterons ces données pour décider si vous remplissez les conditions de base pour être présélectionné pour le poste. Si tel est le cas, nous déciderons si votre candidature est appropriée et vous inviterons à un entretien. Si nous décidons de vous convoquer à un entretien, nous utiliserons les données que vous nous fournirez lors de cet entretien pour décider de vous proposer ou non le poste. Si nous décidons de vous proposer le poste, nous pourrons alors prendre des références et/ou effectuer d'autres vérifications avant de confirmer votre nomination.

 

SI VOUS NE FOURNISSEZ PAS LES INFORMATIONS PERTINENTES

 

Si vous ne fournissez pas les données personnelles demandées, qui sont nécessaires à l'examen de votre candidature (telles que des preuves de qualifications ou des antécédents professionnels), il se peut que nous ne soyons pas en mesure de traiter votre candidature. Par exemple, si nous avons besoin de références pour ce poste et que vous ne nous fournissez pas les informations pertinentes, nous ne pourrons pas donner suite à votre candidature.

 

COMMENT NOUS UTILISONS LES DONNÉES PERSONNELLES PARTICULIÈREMENT SENSIBLES

 

-Nous n'utiliserons vos données personnelles sensibles que dans la mesure où la loi nous y autorise :

-Nous utiliserons les données relatives à votre statut de handicapé pour déterminer si nous devons fournir des ajustements appropriés pendant le processus de recrutement, par exemple si des ajustements doivent être faits pendant un test ou un entretien.

-Nous utiliserons les données relatives à votre nationalité ou à votre origine ethnique pour déterminer si un permis de travail et un visa sont nécessaires pour le poste.

 

PRISE DE DÉCISION AUTOMATISÉE

 

Vous ne serez pas soumis à des décisions qui auront un impact significatif sur vous, basées uniquement sur une prise de décision automatisée.

 

PARTAGE DES DONNÉES

 

Nous ne partagerons vos données personnelles qu'au sein du groupe de sociétés Hoist, y compris les filiales et les succursales.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles conformément à la loi sur la protection des données et le traitement des données est limité à la zone UE/EEE. Contractuellement, si des transferts en dehors de l'UE/EEE ou vers des pays sans décision d'adéquation de la Commission européenne ont lieu à l'avenir, ils seront basés sur des clauses standard de protection des données adoptées par la Commission européenne.

 

SÉCURITÉ DES DONNÉES

 

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées pour éviter que vos données personnelles ne soient accidentellement perdues, utilisées ou consultées de manière non autorisée, modifiées ou divulguées. En outre, nous limitons l'accès à vos données personnelles aux employés, agents, sous-traitants et autres tiers qui ont un besoin professionnel d'en connaître. Ils ne traiteront vos données personnelles que sur nos instructions spécifiques et sont soumis à un devoir de confidentialité.

Nous avons mis en place des procédures pour traiter toute violation présumée de la sécurité des données et nous vous informerons, ainsi que toute autorité compétente, d'une violation présumée lorsque nous sommes légalement tenus de le faire.

 

CONSERVATION DES DONNÉES

 

Nous conserverons vos données personnelles issues du processus de recrutement 5 ans après la dernière date de votre emploi chez nous si votre candidature est retenue. Si votre candidature n'est pas retenue, nous conserverons vos données personnelles pendant un an après avoir obtenu votre consentement explicite. Nous conservons vos données à caractère personnel pendant cette période afin de pouvoir démontrer, en cas d'action en justice, que nous n'avons pas discriminé les candidats pour des motifs interdits et que nous avons mené l'exercice de recrutement de manière équitable et transparente. Nous conservons également ces données personnelles au cas où un poste similaire deviendrait vacant et pour lequel vous seriez un candidat approprié. Après cette période, nous détruirons vos données personnelles en toute sécurité, conformément à nos documents de gouvernance sur la conservation des données. Notez que les résultats de la vérification préalable à l'embauche seront conservés pendant toute la durée de votre processus de recrutement avec nous et supprimés une fois le processus terminé, sauf si vous postulez à un poste de direction clé tel que PDG, membre de l'EMT, membre du conseil d'administration, etc. où les informations sur la vérification du CV et les engagements de l'entreprise seront conservées pendant 5 ans après la fin de l'emploi.

 

VOS DROITS D'ACCÈS, DE CORRECTION, D'EFFACEMENT ET DE RESTRICTION

 

Dans certaines circonstances, la loi vous donne le droit de :

-Demander l'accès à vos données personnelles (communément appelé "demande d'accès de la personne concernée"). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet et de vérifier que nous les traitons légalement.

-Demander la correction des données personnelles que nous détenons à votre sujet. Cela vous permet de faire corriger toute donnée incomplète ou inexacte.

Demander l'effacement des données que nous détenons sur vous lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque vous retirez le consentement que vous avez donné pour leur traitement, lorsque vous vous opposez à notre traitement (voir ci-dessous), ou lorsque notre traitement est illégal.

-Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d'un tiers) et qu'un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif. Vous avez également le droit de vous opposer lorsque nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing direct.

-Demander la limitation du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement des données personnelles vous concernant, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.

-Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez demander l'effacement, la révision, la vérification, l'opposition au traitement ou la correction de vos données personnelles, veuillez envoyer un courriel à career@hoistfinance.com.

 

DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS SUR LA PROTECTION DES DONNÉES

 

Nous avons nommé un délégué à la protection des données pour superviser le respect du présent avis de confidentialité. Si vous avez des questions sur cet avis de confidentialité ou sur la façon dont nous traitons vos données personnelles, veuillez contacter le DPD à l'adresse dpo@hoistfinance.com. Vous avez le droit de déposer une plainte à tout moment auprès de Datainspektionen - l'autorité suédoise de protection des données - à l'adresse datainspektionen@datainspektionen.se.

 

MODIFICATIONS DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

 

Nous révisons régulièrement le présent avis de confidentialité. Nous vous informerons à l'avance de toute mise à jour substantielle et de toute mise à jour qui vous concerne. Les modifications mineures de l'avis, telles que celles visant à le rendre plus clair, seront mises en œuvre sans vous en informer directement. La dernière mise à jour de cet avis remonte à : Mai 2020.

 

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